MS Excel

MS Excel 2003

Ada beberapa aplikasi perkantoran yang diciptakan oleh Microsoft. Aplikasi ini di jadikan dalam satu

program yang bernama Microsoft Office. Aplikasi tersebut antara lain adalah
1. Microsoft Word : digunakan sebagai pengolah kata, aplikasi sehari‐hari biasanya digunakan
untuk mengetik surat menyurat, dll
2. Microsoft Excel: digunakan sebagai pengolah kata dan angka, aplikasi sehari‐hari biasanya
digunakan untuk perhitungan akuntansi sederhana, perhitungan riset sederhana, dll
3. Microsoft Power Point: digunakan untuk membantu presentasi seseorang, aplikasi sehari‐
hari digunakan oleh pembicara seminar, rapat, dll
4. Microsoft Access: digunakan sebagai pengolah data dan pengubah data menjadi informasi,
aplikasi sehari‐hari biasanya digunakan untuk sistem pembayaran di kasir supermarket, data
pegawai dll
Hingga modul ini ditulis sudah beberapa versi Microsoft Office yang dikeluarkan, mulai dari
Microsoft Office 3.0 sekitar tahun 1990 an sampai dengan Microsoft Office 2007 yang dirilisi tahun
2007. XP, Modul ini adalah modul penggunaan Microsoft Excel versi 2003, yang masih banyak
digunakan di Indonesia.
1. Memulai Microsoft Excel
Untuk memulai Microsoft Excel gunakan langkah berikut ini:

Start >>> All Programs >>> Microsoft Office >>> Microsoft Excel

Gambar 1. Cara memulai Microsoft Excel

2. Deskripsi Singkat Microsoft Excel
Seperti halnya fitur dalam Microsoft Word, Excel juga memiliki fitur‐fitur dasar seperti yang
tampak pada gambar berikut:

Gambar 2. Tampilan Microsoft Excel 

3. Cara Kerja Excel
a. Sel
Excel menggunakan satuan penyimpan data yang disebut Cell/sel. Setiap sel mampu
menampung angka, label, atau rumus. Seperti terlihat pada gambar 2, kotak‐kotak
dalam tampilan Microsoft Excel tersebut menunjukkan sel. Operasi dalam Excel
dilakukan dalam sel tersebut.
Sel tersebut memiliki alamat sesuai dengan Baris dan Kolom. Kolom diwakili oleh huruf A
s/d Z,kemudian berlanjut AA,AB dan diakhiri dengan IV. Sedangkan baris diwakili oleh
Angka 1 s/d 65.536. Seperti tampak pada gambar 2, Cell Pointer terletak pada alamat
F13.
b. Perpindahan antar Sel
Untuk berpindah dari satu sel ke sel lain dapat digunakan tombol panah (←↑→↓) pada
keyboard. Apabila sel yang diinginkan tidak tampak di layar maka gunakan scroll bar
yang ada di bagian bawah dan samping kanan layar.
c. Range
Operasi dalam excel mengenal istilah range. Range adalah kumpulan dari beberapa sel.
Ini dapat berupa gabungan antara 2 sel s/d ribuan sel. Misalnya range antara B4 hingga
F17 maka disebut Range B2:E8.

                                                   Gambar 3. Contoh Range B4:F17

d. Worksheet
Di sebelah kiri bawah program excel yang aktif akan tampak sheet 1, sheet 2 dan sheet
3. Ini menunjukkan lembar kerja (worksheet) yang disediakan oleh program excel. Dalam
satu file excel bisa terdiri dari beberapa worksheet sesuai kebutuhan.
i. Untuk menambah worksheet gunakan langkah berikut ini
Klik Kanan >> Insert >> Worksheet >> Ok
ii. Untuk menghapus worksheet gunakan langkah berikut ini
Klik Kanan >> Delete >> Tekan Enter
iii. Untuk mengubah nama worksheet gunakan langkah berikut ini
Klik Kanan >> Rename >> Ubah nama worksheet
iv. Untuk mengatur urutan worksheet gunakan langkah berikut ini
Klik Kanan >> Move or Copy >> Pilih akan dipindah ke mana
e. Mengedit Sel
Mengedit data dalam sel dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu:
i. Mengedit data dalam sel
Klik data pada sel >> Klik data pada formula bar >> Ketik data baru pada formula
bar >> Tekan tombol Enter

                                                        Gambar 4. Mengedit Data dalam Sel

ii. Menyalin data dalam sel
Pilih data yang akan disalin >> Klik Copy pada toolbar >> Pindahkan pointer ke
tempat yang diinginkan >> Klik Paste pada toolbar

                                             Gambar 5. Toolbar untuk copy, cut dan paste

iii. Memindahkan data
Pilih data yang akan dipindahkan >> Klik Cut pada toolbar >> Pindahkan pointer
ke tempat yang diinginkan >> Klik Paste pada toolbar

iv. Menghapus data
Pilih data yang akan dihapus >> Klik Del pada keyboard

v. Menyisipkan/Menghapus Sel baris/kolom
Seringkali saat bekerja kita perlu menyisipkan/menghapus sel dalam worksheet
kita. Dua hal ini bisa dilakukan dalam baris maupun kolom, keduanya memiliki
kesamaan langkah sebagai berikut:
• Pilih sel yang ingin ditambahkan >> Klik Kanan >> Pilih Insert >> Pilih
Entire Row/Column (menambah seluruh baris/Kolom) atau >> Pilih Shift
Cell Down/Right (menambah 1 sel di kanan atau dibawah sel yang
dipilih)
• Pilih sel yang ingin dikurangi Klik Kanan >> Pilih Delete >> Pilih Entire
Row/Column (menghapus seluruh baris/Kolom) atau >> Pilih Shift Cell
Down/Right (menghapus 1 sel di kanan atau dibawah sel yang dipilih)

vi. Mengubah Ukuran Sel baris/kolom
Sel dalam excel memiliki ukuran standar lebar 8.43 dan tinggi 12.75. Apabila
data yang dimasukkan ke dalam sel tidak mencukupi, maka ukuran sel dapat
diubah. Untuk mengubah ukuran sel dilakukan cara‐cara sebagai berikut:
• Jika ingin lebar dan tinggi selnya sesuai ukuran yang diinginkan maka
gunakan cara sebagai berikut: Pilih sel yang ingin diubah ukurannya >>
Pilih menu Format >> Pilih Column/Rows >> Pilih Width/Height >>
Masukkan ukurang yang diinginkan >> Ok
• Jika ingin lebar dan tinggi selnya sesuai dengan isinya maka gunakan
cara sebagai berikut: Pilih sel yang ingin diubah ukurannya >> Pilih menu
Format >> Pilih Column/Rows >> Pilih Width/Height >> Masukkan
ukurang yang diinginkan >> Ok

f. Jenis Data dalam Excel
Ada beberapa jenis data dalam excel, yaitu:

i. Data Angka
Adalah nilai dimana Excel bisa melakukan perhitungan berisi digit 0 s/d 9.
Apabila dimasukkan ke dalam sel akan secara otomatis terletak di sebelah kanan
sel.

                                                    Gambar 6. Contoh Data Angka

Data angka dapat diformat sesuai dengan fungsinya, seperti mata uang, tanggal,
jam, dsb. Untuk melakukannya gunakan langkah‐langkah berikut ini:
Pilih Sel yang akan diubah >> Format >> Cells >>Muncul Gambar berikut

                                                                    Gambar 7. Format Sel

Di sisi kiri pilih salah satu Nomor (Number), Mata Uang (Currency), Tanggal
(Date) Ataupun Waktu (Time). Kemudian di sisi kanan pilih model
formatnya,termasuk untuk meletakkan berapa angka di belakang koma. Hasil
dari format sel ini adalah sebagai berikut:

                                                           Gambar 8. Hasil Format Sel

ii. Data Rumus/Formula
Data yang saat menuliskan dalam sel diawali dengan tanda sama dengan (=).
Misalnya ingin menghitung hasil dari 5 dikali 3 maka rumus yang dituliskan di sel
adalah =5*3. Selain menulsikan langsung angka yang ingin dihitung, rumus dalam excel juga mampu melakukan perhitungan dengan memasukkan alamat
sel, misalnya alamat sel A3 dikali dengan sel B5 maka dituliskan =A3*B5. Pada
saat ditulsikan data akan berada di sebelah kiri sel, tetapi setelah ditekan tombol
enter maka data akan berubah menjadi hasil perhitungan dan terletak di sebelah
kanan sel.

                                                        Gambar 9. Contoh Data Rumus

iii. Data Teks
Data apapun yang bukan angka dan tidak diawali dengan tanda (=) akan
dianggap sebagai teks. Termasuk di dalamnya huruf, tanda baca, simbol, dll.
Apabila dimasukkan ke dalam sel akan secara otomatis terletak di sebelah kiri
sel.

                                                            10. Contoh Data Teks

4. Membuat Tabel dan Grafik
Kekuatan lain dari excel adalah table dan grafik. Berikut ini akan diberikan cara untuk
menampilkan table dan grafik dalam excel.

a. Tabel
Dalam worksheet tampak garis‐garis tipis, sebenarnya itu adalah garis bantu yang
digunakan untuk membatasi ruang kerja di dalam sel. Untuk membuat table, sebenarnya
hanya perlu memunculkan garis batas tegas (border) di atas garis draf. Langkah yang
diambil adalah sbb:
Pilih sel yang ingin dibuat garisnya >> Pilih Format pada toolbar >> Pilih Cell >> Pilih Tab
Border >> Pilih Model dan Warna Garis >> Pilih penempatan pada Preset/Border >> Ok

                                              Gambar 11. Perbedaan Garis Draf dan Border

                                                   Gambar 12. Cara Memunculkan Border

b. Grafik
Untuk membuat grafik gunakan langkah‐langkah berikut ini:
Pilih Menu Insert pada Toolbar menu >> Klik Chart (atau cukup klik button chart di
toolbar) >> Isikan dalam Chart Wizard >> Step 1: Pilih bentuk Chart >> Step 2: Pilih area
sel yang akan digunakan untuk chart >> Step 3: Isikan keterangan table (judul, sumbu x
dan sumbu y) >> Step 4: Grafik akan diletakkan dimana >> Finish.

                                                        Gambar 13. Pilih Button Chart

                                                   Gambar 14. Step 1: Pilih Tipe Grafik

                                                     Gambar 15. Step 2: Pilih area sel

                                                 Gambar 16.Step 3: Isikan Keterangan Tabel

                                                   Gambar 17. Step 4: Pilihan Letak Tabel

Demikian petunjuk praktis Microsoft Excel 2003 ini dibuat, penulis menyadari masih banyak
kekurangan di dalam penulisannya, meskipun demikian penulis berharap panduan ini dapat
membantu bagi para pengguna pemula Excel 2003.
                                                                              ‐‐oo0oo‐‐