MS Word

MS.Word 2003

I. Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program

ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel,

dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk

bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun

yang lainnya.

Secara default tampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas Title Bar,

Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan

View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 1.

                                                 Gambar 1. Tampilan area kerja MS Word 

Title bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan,
atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol
Minimize, Maximize/Restore, dan Close.
Menu bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub
perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh pada Gambar 2, perintah File
mempunyai sub-sub perintah yang berkaitan dengan dokumen, misalnya
membuat dokumen baru (Open), mengatur properti dokumen (Page Setup), dan
sebagainya.

                                                        Gambar 2. Menu bar

Tool bar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan
perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan
shortcut dari perintah File > Open, atau tool Print merupakan shortcut dari
perintah File > Print.
Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di
atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler
berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman.
Task pane merupakan fasilitas yang berisi rangkuman perintah yang sering
digunakan dalam pengeditan dokumen. Bagian di dalam jendela Task Pane
terdiri atas 13 bagian, yaitu Getting Started, Help, Search Results, Clip Art,
Research, Clipboard, New Dokument, Shared Workspace, Document
Updates, Protect Document, Styles and Formatting, Reveal Formatting,
Mail Merge, dan XML Structures.
Status bar adalah baris horizontal yang menampilan informasi jendela dokumen
yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 3):

                                                                   Gambar 3. Status bar

• Page number: menampilkan informasi halaman.
• Sec: menampilkan section dokumen.
• Number/number: menampilkan nomor halaman dan total halaman
berdasarkan fisik halaman di dalam dokumen. Sebagai contoh, 4/13
artinya halaman 4 dari total 13 halaman.
• At: menampilakn jarak dari atas halaman pada titik sisip.
• Ln: menampilkan baris dari teks tempat titik sisip diposisikan.
• Col: menampilkan jarak dari baris kiri ke posisi titik sisip. Jarak
ditentukan dengan jumlah karakter.

Untuk mengatur jenis tampilan dokumen, pilih salah satu submenu di dalam
menu View. Beberapa tampilan tata letak yaitu:
• Normal: memberikan tampilan sesuai format yang diterapkan pada teks.
• Print Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima
pada saat dicetak.
• Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan di
dalam jendela browser.
• Outline: memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan
tingkatan di dalam struktur dokumen.
II. Membuat, menyimpan, menutup, dan membuka dokumen
Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:
1. Klik menu File > New sehingga muncul jendela Task Pane yang
menampilkan bagian New Document.
2. Setelah itu, pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat
juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru
berdasarkan template yang telah disediakan.)
Di dalam Tool Bar juga terdapat tombol New Blank Document (Gambar 4)
yang befungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela Task Pane.

                                    Gambar 4. Tombol New Blank Document di Tool Bar

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan
properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan
dengan menggunakan perintah File > Page Setup sehingga muncul kotak dialog
Page Setup (Gambar 5). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu
Margins, Paper, dan Layout.

                                                      Gambar 5. Kotak dialog Page Setup

• Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right),
dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas. Gambar 6
menunjukkan margin halaman.
• Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan
dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan
unkuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak
Width dan Height.

                                                           Gambar 6. Margin halaman

Secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah
inchi. Untuk mengubahnya ke centimeter, klik menu Tools > Options
sehingga muncul kotak dialog Options (Gambar 7). Pilih tab General. Pada
bagian Measurements Units, gantilah satuan ke Centimeters.
 

                                                        Gambar 7. kotak dialog Options

Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat
akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan
seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut:
1. Klik menu File > Save atau File > Save As sehingga muncul kotak
dialog Save As (Gambar 8).

                                                       Gambar 8. Kotak dialog Save As

2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut:
• Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan.
• File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen.
• Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan,
yaitu Word Document.
• Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut.
Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik menu File > Save.
Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik
File > Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru.
Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan
nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada
Gambar 9 akan muncul.

                                              Gambar 9. Kotak konfirmasi penyimpanan

• Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokumen baru

• Save change with a different name: menyimpan dokumen baru dengan
nama lain.
• Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan
kedalam file yang sudah ada.
Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya,
ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu:
• Klik menu File > Close.
• Klik tombol Close Window yang terdapat di dalam Title Bar.
Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut:
• Klik menu File > Open.
• Klik tombol Open yang terdapat di dalam Tool Bar.
Sehingga muncul kotak dialog open (Gambar 10), kemudian pilih file
dokumen yang hendak dibuka.

                                                      Gambar 10. Kotak dialog Open

III. Menuliskan dan memformat teks dan paragraf

Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari
garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan
teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru.
Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter,
seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya.
Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan.
Klik menu Format > Font untuk melakukan pemformatan sehingga muncul
kotak dialog Font seperti pada Gambar 11.
• Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan.
• Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring),
Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring).
• Size: menentukan ukuran huruf.
• Font Color: menentukan warna huruf.
• Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks.
• Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks.

                                                        Gambar 11. kotak dialog Font

Tabel dibawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan
penggunaan efek di dalam teks.

Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada
empat macam, yaitu rata kiri , rata tengah , rata kanan , dan rata kiri
kanan .
Contoh penggunaan perataan paragraf:
• Rata kiri:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
• Rata tengah:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
• Rata kanan:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
• Rata kiri kanan (justified):
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf.
Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing . Contoh
penggunaan Line Spacing.
• Pengaturan spasi baris dengan nilai Single
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
• Pengaturan spasi baris dengan nilai Double
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.
Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,
skripsi, novel, dan sebagainya.
Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh
penggunaannya dapat dilihat pada Gambar 12.

                                  Gambar 12. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen

Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan
pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi.
Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada lima
alignment yang dapat dipilih, yaitu Left , Center , Right , Decimal
dan Bar .
IV. Mengedit teks
Pengeditan teks yang dapat dilakukan antara lain, memilih, menghapus,
menggandakan, dan sebagainya.
• Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf
Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya
dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang
berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse,
kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang
tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke
kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah
kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik
hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer
di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka
seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, klik
menu Edit > Select All.
• Menghapus karakter
Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada
keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah:
o Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus,
gunakan tombol Del pada keyboard.
o Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan
tombol Backspace pada keyboard.
• Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste
Perintah Copy dan Paste mempunyai kaitan. Perintah Copy
digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian
menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk
menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru.
Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk
kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk
menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy
adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi
aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli.
Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen.
• Menggunakan perintah Undo dan Redo
Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah
dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya.
V. Menggunakan penomoran dan penandaan
Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran
(numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas
Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks.
Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan:

Contoh penomoran
Contoh penandaan
VI. Menggunakan tabel
Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk
mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, klik menu Table
> Insert > Table sehingga muncul kotak dialog Insert Table (Gambar 13).

Produk MS Office antara lain:                                                                                                                   
1. MS Word
2. MS Excel
3. MS Power Point

Produk MS Office antara lain:
• MS Word
• MS Excel
• MS Power Point

                                                   Gambar 13. Kotak dialog Insert Table

• Number of columns: untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh
• Number of rows: untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3.
• AutoFit Bahavior: untuk pengaturan lebar kolom.
Teks dapat langsung diketikkan di dalam sel tabel. Hasil dari contoh akan
membuat tabel seperti dibawah ini:

Tabel dapat diatur propertinya untuk menyesuaikan tampilannya, misalnya
mengatur tampilan garis, memberi warna sel, mengatur posisi, dan lainnya.
Contoh tabel dibawah ini adalah tabel yang telah diberi variasi:

Variasi pada tabel tersebut dapat dibuat dengan menggunakan berbagai macam
fasilitas yang ada pada View > Tool Bars > Tables and Borders.
• Menyisipkan gambar
Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat
berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan
program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik menu Insert > Picture >
Clip Art. Pada bagian Search for di Task Pane, ketikkan kata petunjuk
yang berkaitan dengan gambar, contohnya animals. Maka akan didapat hasil
gambar seperti pada contoh di bawah ini:

Untuk menyisipkan gambar, klik pada gambar yang diinginkan. Lihat contoh
penyisipan gambar kedalam dokumen.

Untuk menyisipkan gambar dari file, klik menu Insert > Picture > From
File sehingga muncul kotak dialog Insert Picture (Gambar 14). Pilih
gambar yang diinginkan dari folder.

                                               Gambar 14. Kotak dialog Insert Picture

• Menyisipkan objek AutoShape
AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan
ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran,
persegiempat, dan lainnya. Objek-objek tersebut dapat disisipkan dengan
memilihnya pada Tool Bar Drawing (Gambar 15). Untuk menampilkan
toolbar ini, klik menu View > Toolbars > Drawing. Klik tombol
AutoShapes kemudian pilih kategori objek sesuai keinginan.

                                                       Gambar 15. Tool Bar Drawing

Contoh objek garis dengan dua mata panah di kedua sisinya (double arrow):

Dari objek-objek yang ada, dapat disisipkan teks didalamnya. Contoh
penggunaan salah satu objek dengan teks:

• Menyisipkan simbol
Di dalam dokumen juga sering dijumpai pengguna simbol seperti ©, ®, ☺,
dan sebagainya. Cara menyisipkan simbol adalah klik menu Insert >
Symbol sehingga keluar kotak dialog Symbol (Gambar 16). Pilihlah simbol
yang hendak digunakan lalu klik Insert.

                                                       Gambar 16. kotak dialog Symbol

• Menyisipkan diagram
  Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, klik
  Insert > Picture > Organization Chart.
  

Untuk membuat diagram data seperti pada contoh dibawah, klik Insert >
Picture > Chart kemudian ganti nilai sesuai yang dihendaki.

Untuk mengubah tipe diagram, klik Chart > Chart Type sehingga muncul
kotak dialog Chart Type (Gambar 17). Pada kotak tersebut pilihlah tipe
diagram yang dihendaki, kemudian klik tab OK.

                                                  Gambar 17. Kotak dialog Chart Type

• MenyisipkanWordArt
Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu
contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini:

Cara membuatnya adalah klik atau dapat juga klik menu Insert >
Picture > WordArt sehingga muncul WordArt Gallery (Gambar 18). Pilih
kreasi teks sesuai keinginan kemudian ketikkan teks.

                                                        Gambar 18. WordArt Gallery

• Menyisipkan nomor halaman
Penomoran halaman dapat dibuat secara otomatis. Caranya klik menu Insert
> Page Numbers sehingga muncul kotak dialog Page Numbers (Gambar
19). Klik OK.

                                                 Gambar 19. Kotak dialog Page Numbers

• Menyisipkan Header dan Footer
Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki,
penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, klik
menu View > Header and Footer sehingga tampilan dokumen akan
berpindah pada area header atau footer (Gambar 20). Hal ini diindikasikan
dengan teks dan objek di dalam dokumen terlihat redup. Ketikkan teks yang hendak membuat.

                                                           Gambar 20. Tampilan Header

• Borders, Shading, dan Drop Cap
Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh di bawah ini.

Untuk membuat bagian MICROSOFT OFFICE 2003 yang berwarna oranye
dengan garis ungu dibawahnya, caranya adalah dengan klik menu Format >
Borders and Shading kemudian akan muncul kotak dialog Borders and
Shading. Tab Borders untuk membuat garis pembatas, tab Page Border
untuk membuat garis pembatas pada halaman, sedangkan tab Shading

untuk mewarnai satu baris seperti warna oranye pada contoh. Untuk
mengganti warna huruf, klik tombol .
Huruf pertama yang ukurannya lebih besar tersebut (M), dapat dibuat
dengan klik menu Format > Drop Cap.
• Membuat kolom
Untuk membuat kolom seperti yang terlihat pada contoh di bawah ini adalah
dengan klik menu Format > Columns.

VIII. Mencetak
Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih
dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik atau klik menu File > Print
Preview.
Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File > Print
sehingga muncul kotak dialog Print seperti pada Gambar 21. Atur properti atau
lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK.

                                                        Gambar 21. Kotak dialog Printer